Das digitale Arbeitsheft – so arbeitest du damit

Startseite „Heute“

Nach dem Anmelden landest du auf Heute – alles, was heute und morgen ansteht, in Karten:

• Beratungen heute und morgen. Admins sehen zwei Übersichten: Meine Beratungen (die eigenen) und Beratungen im Team (alle anderen).
• Kostenlose Erstberatungen (nur Sales-Team), getrennt von den Beratungen – mit Hinweis, ob der Fragebogen ausgefüllt ist.
• Aufgaben, Zahlungen fällig, Bescheinigung angefordert, Nachfassen (fällige Nachfass-Mails) und Aktiv im Arbeitsheft.
• Diese Woche: Termine, Erstberatungen, fällige Zahlungen und Nachfass-Mails der nächsten 7 Tage.
• Jeder Eintrag hat einen Erledigt-Kreis: Er verschwindet (mit Rückgängig) und steht unter Heute erledigt. Bei Zahlungen markiert der Haken die Rechnung als bezahlt oder blendet sie nur aus. Bei Bescheinigungs-Anfragen gibt es PDF erstellen & herunterladen und Verschicken … direkt hier.
• Jetzt aktualisieren gleicht Kalender und Erstberatungen sofort ab. Termine stehen in deutscher Zeit, darunter die Ortszeit deines Geräts, wenn sie abweicht (z. B. Bangkok).
• Admins sehen hier eine Warnung, wenn eine Sicherung ausbleibt oder fehlschlägt.

Das Menü

Links (am Handy über Menü) stehen alle Seiten, nach Bereichen sortiert:

• Heute und – für Admins und das Sales-Team – Statistik.
• Beratung: Kunden, Neuer Kunde, Kundenakte öffnen, Bescheinigung erstellen, MPU-Termine, Reservierung Sitzungen, Arbeitszeit & Abrechnung, Bausteine & Vorlagen.
• Sales (nur Sales-Team): Erstberatungen & Angebote, Alle Angebote, Angebot schreiben, Alle Rechnungen, Neue Bestellungen, Buchung Erstberatung. Rechnung schreiben steht für alle im Menü.
• Verwaltung (Admins) bzw. Konto: Team & mein Konto, Sales-Team, Supervision, Rechnungen & Finom, E-Mail, Kalender & KI, Daten & Sicherung, Beta-Test & Feedback – die meisten davon nur für Admins.
• Hilfe: Handbuch, Einführung, KI-Assistent, Feedback geben.
• Ganz unten: Sprache des Beraterbereichs (DE / EN / RU) und dein Name – ein Tipp öffnet Mein Konto, Darstellung, Handbuch und Abmelden.

Kopfzeile und Leiste unten

• + legt schnell etwas an: Kunde, Aufgabe, Angebot oder Rechnung aus einer Erstberatung (Sales), Rechnung schreiben, Sitzung eintragen, Bescheinigung erstellen.
• Sonne / Mond / Halbkreis schaltet hell, dunkel oder automatisch. Dein Foto bzw. Kürzel öffnet Mein Konto, Darstellung, Handbuch und Abmelden.
• Am Handy und Tablet gibt es unten eine Leiste: Start · Kunden · Erstberatung (Sales) bzw. Arbeitszeit · Suchen · Menü.
• Unten rechts der Knopf Hilfe – der KI-Assistent für Fragen zur Bedienung (Kapitel 9).

Unterlagen & Uploads

• Alle Dateien der Akte nach Bereich zum Aufklappen. Was der Kunde im Heft hochlädt, erscheint hier automatisch – und der zuständige Berater bekommt eine E-Mail mit der Liste der Dateien (mehrere kurz hintereinander gesammelt).
• Selbst hochladen: Art wählen → Datei hochladen (mehrere PDFs oder Fotos möglich). Bis 20 MB pro Datei, Kunden insgesamt bis 250 MB; Fotos und gescannte PDFs werden automatisch verkleinert.
• Papierkorb & Verlauf: Gelöschte oder ersetzte Dokumente bleiben 30 Tage wiederherstellbar; der Verlauf zeigt, wer wann was hochgeladen, gelöscht oder ersetzt hat.
• Von hier startest du auch die KI-Aktenanalyse (Kapitel 9).

Zusatzleistungen & Rechnungen

Alle Rechnungen des Kunden mit Status Offen / Überfällig / Bezahlt direkt an jeder Rechnung, dazu Zusatzleistungen, Paket-Angebot und Stornieren – Details in Kapitel 14.

Einstellungen des Kunden

• Funktionen für diesen Kunden – Kapitel 4.
• Paket & Zuständigkeit: Name, Berater/in, Fragestellung(en) mit Vorlage und Paket ändern, Speichern.
• Herkunft & Website-Besuche: über welche Quelle der Kunde kam, Seitenaufrufe auf der Website (Zuordnung über die E-Mail bei Bestellung oder Erstberatung) und wann er Angebote, Rechnungen oder E-Mails aus der Akte geöffnet hat.

Paket & Sitzungen im Heft

Im Heft-Kapitel „Start & Termine“ steht für dich eine Karte Paket & Sitzungen: Kacheln, Fortschrittsbalken, Kalender abgleichen mit Zeitraum (höchstens 6 Monate zurück bzw. voraus) und die bearbeitbare Terminliste. Termine trägst nur du ein – der Kunde sieht seine Sitzungstermine nur und trägt selbst lediglich seinen MPU-Termin ein. Setzt du eine Sitzung auf „ausgefallen“, fragt das Heft nach einer kurzen Begründung (E-Mail an Admins und Berater, Notiz in HubSpot).

Fragebogen-Vorlagen bei Alkohol

Bei Alkohol gibt es die Vorlage Standard oder Dennis M. (Module 1–4 nach der Vorlage von Dennis Morzinek mit eigenen Grafiken und Lernkontrollen). Start, Planung und „Die MPU“ sind bei beiden gleich. Gewechselt wird in der Kundenakte unter „Paket & Zuständigkeit“: Beim Speichern fragt die App, ob die Antworten übernommen werden (passende Antworten landen in der Frage, der Rest steht als gelber Hinweis im Modul) – oder ob sie nach Eingabe von „Löschen“ gelöscht werden. Der Wechsel steht danach als interne Notiz in der Akte.

Delikt, Trinkrechner und Skalen

• Delikt-Vorlagen (Modul 1): Datum und Uhrzeit als eigene Felder, Uhrzeiten von erstem/letztem Getränk und Messung – die Dauer bis zur Messung rechnet das Heft aus. Für jedes weitere Delikt kommt eine Vorlage dazu; überzählige entfernst du oben rechts mit „Entfernen“. Freitextfelder wachsen beim Schreiben mit.
• Trinkrechner (Tattag) beim Delikt zum Aufklappen: Trinkeinheiten, Geschlecht und Gewicht, Abbau bis zur Messung und Abgleich mit der gemessenen BAK – nach der Faustregel im Heft, die genauen Werte besprecht ihr gemeinsam. Weitere Getränke sind frei wählbar: Getränkeart, Menge in l, cl oder ml, % vol und Anzahl (z. B. Bier 0,3 l oder Likör); das Heft rechnet sie in Trinkeinheiten um – auch in der Gesamtansicht und im PDF.
• Einschätzungen als farbige Skalen mit Begründung, z. B. „Guter Autofahrer?“ (Modul 1), Konsum-Einschätzung 0–10 (2.2) und Rückfallgefahr. Ältere Freitext-Antworten bleiben jeweils sichtbar.
• Glatteisstellen und Warnsignale: ankreuzen, dann je Zeile „konkret bei mir“ bzw. „so zeigt es sich bei mir“ und den Umgang damit ausfüllen. Tabellen mit festen Zeilen haben + Zeile hinzufügen.

Fragebogen als PDF und Handschrift importieren

• In der Gesamtansicht (in der Akte: Mehr → „Fragebogen als PDF“): PDF: nur Ausgefülltes oder PDF: komplett zum Ausfüllen – alle Fragen, Hinweise, Tabellen und Grafiken mit Linienfeldern zum Ausfüllen von Hand. Jedes Feld trägt eine kleine Kennung (#…), am Ende stehen Zusatzblätter.
• Handschrift importieren (Gesamtansicht, für Kunde und Berater): Fotos oder Scan des ausgefüllten PDFs hochladen. Die KI liest die Handschrift und ordnet sie über die Kennungen den Fragen zu. In der Vorschau je Frage „Übernehmen“, „Anhängen“, „Ersetzen“ oder „Nicht übernehmen“ wählen; unsichere Stellen sind gelb. Vorhandene Antworten werden nur ergänzt, nie gelöscht. Tabellen werden noch nicht automatisch übernommen. Die Originale liegen in der Akte unter „Fragebogen (handschriftlich)“.

KI-Assistent im Beraterbereich

Der Knopf Hilfe unten rechts (oder Menü → Hilfe → KI-Assistent) beantwortet Fragen zur Bedienung der App – auf Grundlage dieses Handbuchs und der Ergänzungen zu neueren Funktionen. Er schlägt Fragen vor und springt per Knopf an die richtige Stelle. Im Zweifel hier im Handbuch nachsehen.

KI-Aktenanalyse

Wertet die Unterlagen eines Kunden aus (Polizeibericht, Strafbefehl, Führerscheinakte, frühere Gutachten, ärztliche Befunde). Start in der Kundenakte unter Unterlagen & Uploads → KI-Aktenanalyse; Kunden können sie im Heft unter „Akte“ selbst starten (mit eigener Einwilligung).

1. Unterlagen wählen – fehlt etwas, direkt auf der Seite hochladen. Scans und Fotos werden per Texterkennung gelesen. Schneller geht es mit „Nur bestimmte Seiten (von–bis)“.
2. Themen ankreuzen: Delikte (Datum, Promille, Drogen, Tathergang), Widersprüche zwischen Polizei und Führerscheinstelle, Beleidigungen und polizeiliche Anmerkungen, frühere MPU-Gutachten, ärztliche Befunde, eigene Frage. Beim Ankreuzen steht, was genau untersucht wird.
3. Bestätigen, dass der Kunde zugestimmt hat (wird protokolliert), und auswerten. Große Akten laufen im Hintergrund – du kannst die Seite verlassen und bekommst eine E-Mail, wenn das Ergebnis fertig ist. Oben in der Akte steht solange „läuft …“ bzw. „KI-Aktenanalyse fertig“.
4. Übernehmen: Je Punkt auswählen, was übernommen wird, dann „In die Akte übernehmen“. Das Ergebnis steht im Heft in Modul 1 unter der Deliktanalyse, und die gefundenen Delikte werden direkt in die Delikt-Vorlagen eingetragen (gleicher Tattag wird zusammengeführt). Gibt es ein Delikt mit gleichem Tattag schon, fragt die App: nur leere Felder ergänzen (empfohlen), überschreiben, als neues Delikt hinzufügen oder abbrechen.

Ohne „Übernehmen“ wird nichts ins Heft geschrieben; ein nicht übernommenes Ergebnis bleibt höchstens 14 Tage gespeichert. Übernommene Analysen bleiben gespeichert und lassen sich erneut öffnen.

Die Reservierungsseiten

• Neukunden (/sitzung) – nach der Paketbuchung („Vielen Dank für Ihre Buchung“). Der Kunde wird dabei automatisch angelegt (mit Willkommens-E-Mail und Upload-Zugang); bekannte E-Mail-Adressen landen in der vorhandenen Akte. Mit ?paket=basis, premium oder premium_plus steht das Paket gleich in der Akte.
• Bestandskunden (/sitzung/kunden) – nächste Sitzung reservieren. Mit ?berater=… nur bei einer bestimmten Person; deinen eigenen Link findest du auf der Seite „Reservierung Sitzungen“ unter „Direkt bei mir reservieren“.
• MPU-Simulation (/simulation) – bei allen Berater/innen, gleiche Zeiten wie für Sitzungen. Der Kunde wählt „Nächste verfügbare Simulation“ oder gezielt eine Person; Direkt-Links je Person zum Kopieren stehen auf der Seite. Eine Simulation dauert 50 Minuten, der Kalendereintrag heißt „Name : MPU-Simulation“.

Die Sitzung landet im Kalender der Person mit Google-Meet-Link, der Kunde bekommt sofort die Bestätigung per E-Mail – mit Link zum Verschieben oder Absagen. Ist beim Kunden noch niemand zuständig, wird die Person eingetragen, bei der reserviert wurde; bei Bestandskunden wird bevorzugt die zuständige Person vorgeschlagen.

Im Arbeitsheft des Kunden

• Reservieren an drei Stellen – beim nächsten Termin („Weiteren Termin planen“), in der Termine-Kachel und bei „Ihr Paket & Ihre Sitzungen“. Es öffnet sich ein Fenster mit dem Kalender nur der zuständigen Person. Ohne geplanten Termin steht dort „Noch kein Termin geplant“ mit „Nächsten Termin planen“.
• Auf der Startseite die Pille Simulation reservieren; auch in „Mein Weg“ bei der Simulation, solange noch keine geplant ist.
• Termin verschieben oder absagen bei kommenden Sitzungen aus dem Kalender. Ein grüner bzw. roter Punkt zeigt, ob die Absage noch kostenlos ist (bis 24 Stunden vorher). Der Kunde muss den Hinweis zur 24-Stunden-Regel bestätigen und wählt „Verschieben – neuen Termin wählen“ oder „Termin verbindlich absagen“.
• Der Kalendereintrag wird gelöscht; Kunde, die Person mit dem Termin und die zuständige Person bekommen eine E-Mail. Rechtzeitig abgesagt: Die Terminzeile wird geleert, nichts wird abgezogen. Unter 24 Stunden: Die Sitzung steht als „Ausgefallen“ im Heft und im Sitzungsprotokoll und zählt als genutzt.

Deine Zeiten

Jede Beraterin und jeder Berater ist automatisch dabei. Deine Zeiten pflegst du im Profil (Menü → Team & mein Konto) unter „Zeiten für die Online-Reservierung von Beratungssitzungen“:

• Haken Online reservierbar – dein persönlicher Schalter (Admins können ihn für alle setzen).
• Wochentage mit einem oder mehreren Zeiträumen, einzelne Tage abweichend. Termine aus deinem Kalender werden automatisch ausgespart.
• Vorausbuchbar (Tage im Voraus) – leer = Standard (56 Tage = 8 Wochen).
• Für das Sales-Team: „Gleiche Zeiten wie für die kostenlose Erstberatung“ oder Zeiten in beide Richtungen übernehmen.
• Der Status zeigt, ob du gerade reservierbar bist – und wenn nicht, warum.

Für Admins

• Hauptschalter „Online-Reservierung von Sitzungen“ – standardmäßig aus. Solange er aus ist, zeigt die Reservierungsseite keine freien Zeiten. Erst Zeiten und Personen prüfen, dann einschalten.
• Wer ist reservierbar? – alle Personen mit Schalter, Zeiten und Status; ↻ Neu prüfen.
• Einstellungen der Reservierung: Dauer einer Sitzung, Puffer danach, frühester Vorlauf, Vorausbuchbar, höchstens Sitzungen pro Tag und Person, Titel im Kalender, Dauer der MPU-Simulation (50 Minuten) und „MPU-Simulation online reservierbar“.
• Reservierte Sitzungen – Liste mit Meet-Link; Absagen schickt dem Kunden eine änderbare Nachricht mit der Bitte, einen neuen Termin zu wählen, und löscht den Kalendereintrag.

Rechnung für eine Zusatzleistung

Weitere Sitzungen (je 139 €) oder wahlweise eine MPU-Simulation (249 €): Anzahl, Zahlungsziel (7/14/30 Tage oder Datum) und Anschrift wählen. Der Betrag rechnet sich automatisch und lässt sich für einen Rabatt überschreiben – das PDF zeigt dann den Nachlass. PDF ansehen zeigt einen Entwurf, Rechnung erstellen & senden vergibt die nächste Nummer (fortlaufend, z. B. ZS-5423) und schickt die Rechnung an den Kunden, als Kopie an den zuständigen Berater, info@ und Finom. Das PDF (mit QR-Code für die Banking-App und PayPal-Link) liegt danach in der Akte; mit dem Häkchen „Sitzungen beim Kunden als ‚zusätzlich gebucht‘ eintragen“ zählen sie zum Kontingent. Einen Tag vor dem Zahlungsziel steht „Zahlung prüfen: Nummer · Kunde · Betrag“ im Kalender (ganztägig, als „frei“).

Terminbestätigung & Rechnung (Neukunden)

• Bei der Erstberatung unter Terminbestätigung & Rechnung ein Paket antippen – Basis, Premium, Premium Plus oder Einzelsitzungen (Paket „Individuell“: Anzahl Einzelsitzungen und MPU-Simulationen eintragen, der Betrag rechnet sich automatisch). Rechnung anpassen … öffnet alle Felder. Ohne Erstberatung: „Rechnung schreiben“ → „＋ Neuer Kunde“, wahlweise „Aus einem Angebot übernehmen“.
• Erster Beratungstermin mit Uhrzeit (30-Minuten-Schritte), Berater/in (in CC), Zahlungsziel, Zahlungserinnerung. Die App sucht den Termin im Kalender und setzt den Meet-Link in die E-Mail („✓ Meet-Link aus dem Kalender …“).
• Beim Senden: Rechnung (NK-Nummer) und AGB im Anhang, Kopie an Finom und HubSpot. Der Kunde wird pausiert angelegt – er kann über den Knopf „Unterlagen hochladen“ in der Bestätigung nur Unterlagen hochladen. „Zahlung prüfen“ steht einen Tag vor dem ersten Termin im Kalender.
• Rechnung & AGB ohne Termin: für Kunden ohne festen ersten Termin – Zahlungsziel heute, keine Zahlungserinnerung; in der E-Mail steht, dass der Kunde nach Zahlung seinen ersten Termin selbst reserviert.
• Für bestehende Kunden: im Sales-Bereich Bestehender Kunde … oder in der Akte – die Rechnung landet in der vorhandenen Akte.

Bezahlt, offen, storniert

• An jeder Rechnung steht der Status Offen / Überfällig / Bezahlt. Als bezahlt markieren stoppt die Erinnerungen; bei Neukunden kannst du dabei gleich den Zugang freischalten und die Willkommens-Mail schicken. Wieder als offen markieren fragt vorher nach. Beides meldet die App per E-Mail an den zuständigen Berater und die Admins und als Notiz am HubSpot-Kontakt.
• Ist eine Rechnung über dem Zahlungsziel, zeigt die Akte oben einen roten Hinweis mit Stornierung jetzt schicken (E-Mail mit fertigem Text) und Ist bezahlt. Die Stornierung ist nur die E-Mail – den Termin bitte selbst austragen.
• Rechnung stornieren: in „Alle Rechnungen“ einzeln oder per Häkchen gesammelt, auch in der Akte. Bezahlte erst „Wieder offen“ setzen. Nummer und PDF bleiben, Erinnerungen stoppen, als Zusatzsitzungen gebuchte Sitzungen werden wieder abgezogen. Der Kunde wird nicht automatisch informiert. „Storno aufheben“ und das endgültige Löschen stornierter Testrechnungen kann nur ein Admin.
• Rechnungs-PDFs bleiben auch nach dem Löschen eines Kunden im Rechnungsarchiv und sind unter „Alle Rechnungen“ abrufbar.

Sales: Erstberatungen & Angebote

Nur für Admins und das Sales-Team (Menü → Sales). Oben die Reiter Erstberatungen · Angebote · Rechnungen.

• Erstberatungen aus den Kalendern und der Online-Buchung, standardmäßig gestern bis übermorgen („Mehr anzeigen“ lädt mehr); mit Tagesauswahl auch vergangene Tage. Je Termin: Videokonferenz, Anrufen, E-Mail und ob der Fragebogen von der Website ausgefüllt ist (Kurzfassung, alle Antworten zum Aufklappen).
• Angebot senden: Paket antippen oder „Angebot anpassen …“. Das Angebot geht von dir als Absender (Antworten kommen bei dir an, info@ in CC, HubSpot in BCC). Der Interessent wird dabei pausiert als Kunde angelegt.
• Nachfassen: Danach starten bis zu drei Nachfass-Mails – im Angebotsfenster ansehen, anpassen, Datum ändern oder abwählen. Sie stoppen bei Antwort, Buchung oder wenn der Kunde angelegt ist; von Hand mit Nachfassen stoppen. Optional ein Nachhaken-Termin im eigenen Kalender.
• Nicht erreicht? Vorlagen „Nicht erreicht – neuer Termin“ und „Nummer ungültig – bitte melden“. Absagen sagt eine Erstberatung mit änderbarer Entschuldigungs-Nachricht ab.
• Alle Angebote und Alle Rechnungen: filterbar nach Name, Zeitraum, Art, Status, Paket und Absender; Excel (CSV), PDF einzeln oder alle als ZIP; „Bezahlt“ direkt in der Liste.
• Neue Bestellungen: Pakete, die auf der Website gebucht wurden (aus den Bestell-Mails in info@), mit Abgleich gegen die Kunden – Konto anlegen und Buchungsbestätigung mit Rechnung (als bezahlt), AGB, Terminlink und Upload-Link senden.
• Buchung Erstberatung: Buchungsseite der kostenlosen Erstberatung, Einstellungen und gebuchte Termine. Deine Zeiten trägst du im Profil ein; Admins legen unter Sales-Team Reihenfolge und „Bevorzugt“ fest.
• Statistik: Erstberatungen, No-Shows, Angebote und Rechnungen im Zeitraum (7/30/90 Tage oder eigener) mit Vergleich zum Zeitraum davor und E-Mail-Öffnungen. Das Sales-Team sieht keine bezahlten Rechnungen und Umsätze.

Erklärvideo auf der Startseite

Direkt unter dem blauen Begrüßungskasten: „In 3 Minuten erklärt: So nutzen Sie Ihr Arbeitsheft“. Beim ersten Öffnen ist die Karte aufgeklappt, danach eingeklappt („Erklärvideo – jederzeit noch einmal ansehen“). Das Video wird erst geladen, wenn der Kunde auf Abspielen tippt. Ohne Vorschaubild wird die Karte ausgeblendet – deshalb immer Video und Vorschaubild hochladen. Hochladen kann ein Admin unter Menü → „E-Mail, Kalender & KI“ → Karte Erklärvideo zum Arbeitsheft: Video (MP4, 720p empfohlen) und Vorschaubild (JPG), dort auch „Ansehen“ und „Video entfernen“. Für das Team gibt es ein eigenes Erklärvideo zum Beraterbereich (ca. 6 Minuten): Menü → Hilfe → „Erklärvideo“. Neue Kolleg/innen sehen beim ersten Öffnen von „Heute“ einen Hinweis darauf. Admins laden es unter Einstellungen → „E-Mail, Kalender & KI“ → „Erklärvideo fürs Team“ hoch (oder im Cloudflare-Bucket als team.mp4); es ist nur für angemeldete Mitarbeiter/innen abrufbar.

Termine im Heft

Sitzungstermine sieht der Kunde nur – eintragen und ändern kannst nur du; selbst trägt er lediglich seinen MPU-Termin ein. Sitzungen sind farbig: stattgefunden grün, ausgefallen rot, abgesagt grau. Reservieren, Verschieben und Absagen mit 24-Stunden-Regel: Kapitel 11.

Weitere Bereiche

• Ihre Sitzungs-Zusammenfassungen (bei Gesprächs-Transkription mit Einwilligung) – immer mit dem Hinweis, dass es eine KI-gestützte Zusammenfassung ist. Dort verwaltet der Kunde auch seine Einwilligung.
• Einstellungen & Benachrichtigungen (Link auf der Startseite): Erinnerungen einzeln abschalten (Vortag, 15 Minuten, MPU-Fristen, Haarproben, Motivations-E-Mails).
• Pausierte Kunden sehen nur den Upload-Bereich mit Hinweis und Liste der hochgeladenen Unterlagen; alles andere ist gesperrt, bis du freischaltest.
• Selbst entfernte Dokumente kann der Kunde 30 Tage lang wiederherstellen.